Komunikacja międzyludzka jest kluczowym elementem w prowadzeniu działań biznesowych. W XXI wieku, powszechność Internetu i telefonów komórkowych wywróciła do góry nogami sposób komunikacji. Tradycyjna poczta zostaje wypierana przez pocztę elektroniczną, która zyskuje coraz większą popularność. Wielu z nas posiada już kilka kont pocztowych u popularnych dostawców. Co w przypadku, gdy wchodzimy w świat biznesu? Czy nadal warto wykorzystywać prywatny adres buziaczek256@gmail.com? O tym dowiecie się z poniższego teksu!
Rola adresu e-mail we własnej domenie
Wizerunek odgrywa kluczową rolę w dzisiejszym procesie sprzedażowym, stanowiąc jeden z elementów udanej transakcji. Od tego, jak nasi potencjalni klienci postrzegają nas i jakie pierwsze wrażenie na nich wywrzemy, zależy decyzja powierzenia nam swoich środków finansowych, dokonując zamówienia naszego produktu lub usługi. Profesjonalny adres e-mail jest jednym z czynników, które wpływają na wiarygodność biznesu.
Wyróżniając skrzynki pocztowe, możemy dokonać ogólnego podziału na pocztę personalną oraz biznesową. Do poczty indywidualnej zaliczamy szerokie grono bezpłatnych adresów e-mail oferowanych przez gigantów technologicznych, takich jak Gmail, o2, Onet czy Wp. Z tego rodzaju pocztą najczęściej mamy styczność w pierwszej kolejności, gdy potrzebujemy adresu e-mail m.in. do założenia konta na social media.
Jak wygląda sytuacja w kontekście relacji B2B? Brak własnego adresu pocztowego w domenie firmowej wygląda mało profesjonalnie. Adres personalny jest sygnałem, który eliminuje słabo technologicznie przystosowane przedsiębiorstwa. Jakie świadectwo płynie z faktu, że firma nie inwestuje nawet w zakup hostingu o wartości kilkudziesięciu złotych rocznie? Może to sugerować, że firma nie przykłada dużej wagi do podstawowych aspektów. To, jak firma radzi sobie w tak prostych kwestiach, może mieć wpływ na zaufanie w kontekście ważnych spraw.
Zalety profesjonalnego adresu e-mail:
Dokonując prostego porównania między ogólnodostępną pocztą, a skrzynką z własnym adresem e-mail, drugi wariant wyróżnia się w tym aspekcie. Przede wszystkim, posiadanie profesjonalnego adresu e-mail w swojej domenie dodaje wiarygodności, nie dając pola do interpretacji z kim odbiorca ma styczność.
Inwestycja we własną domenę i hosting jest pierwszym krokiem, który nie tylko ma praktyczne znaczenie, ale również przekazuje subtelny, ale ważny sygnał o naszym podejściu do biznesu. Wybór własnej domeny i hostingu pokazuje, że nie oszczędzamy na podstawowych narzędziach niezbędnych w dzisiejszym świecie biznesu.
Po ustaleniu schematu budowy adresów w strukturze organizacyjnej, każdy adres e-mail będzie wspierał komunikację zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną. Pracownicy i klienci w prosty sposób rozpoznają, do którego działu lub pracownika należy dany adres pocztowy i gdzie mają kierować korespondencję.
Administrator ma pełną kontrolę nad ustawieniami skrzynek pocztowych, co pozwoli na dostosowanie ich do indywidualnych wymagań. Dzięki elastycznej konfiguracji poczty, firma może optymalnie zarządzać ruchem pocztowym, kontrolą nad danymi oraz efektywną komunikacją w ramach organizacji.
Domyślne programy obsługujące pocztę, choć proste w obsłudze, często nie są zoptymalizowane pod kątem wydajności i nie oferują pełnego zakresu funkcjonalności. Thunderbird, Outlook, Gmail … m.in. pod te usługi możesz skonfigurować swój adres firmowy, omijając żmudny proces wdrażania pracownika w nowy system.
Dokładnie tak. Posiadanie skrzynki pocztowej skonfigurowanej na własnym serwerze pozwoli Ci uniknąć wyświetlania banerów reklamowych. Dodatkowo, dzięki dobrze skonfigurowanemu systemowi antyspamowemu przez dostawcę, będziesz w stanie ograniczyć ilość otrzymywanego spamu w porównaniu do bezpłatnych alternatyw.
Jak stworzyć profesjonalny adres e-mail?
W tej części przejdziemy do praktycznego aspektu tworzenia skrzynki pocztowej. Sam proces zakładania skrzynki nie jest nadzwyczaj skomplikowany. Więcej konfiguracji jest podczas użytkowania oraz przenoszenia skrzynki do zewnętrznego klienta pocztowego. Postępując zgodnie z poniższymi krokami, będziesz w stanie stworzyć swój pierwszy adres e-mail z dostępem do Webmaila. Nie potrzeba przy tym osoby po studiach informatycznych lub z wieloletnim doświadczeniem w branży IT.
Krok 1 – Wybór domeny dla adresu e-mail
Zaczynając od samych podstaw, musimy uwzględnić etap, który część osób może pominąć. Wybór domeny ma ogromne znaczenie, ponieważ to właśnie nazwa domeny będzie znajdować się po znaku „@” w każdym mailu firmowym. Jeśli wybierzesz nieodpowiednią nazwę domeny, możesz stracić kilka punktów na starcie w porównaniu do konkurencji. Będziesz musiał nadrobić tę stratę poświęcając czas, budżet lub oba zasoby.
Mogę opowiedzieć o zaletach, wadach i dobrych praktykach, ale już to zrobiłem w innym materiale. Dlatego odsyłam Was tam, aby uniknąć powielania informacji. -> Jak wybrać nazwę domeny
Krok 2 – Zakup domeny i hostingu
Bez zakupu domeny i hostingu nie osiągniemy niczego w tej kwestii. Musimy posiadać odpowiednią nazwę i miejsce, w którym będzie przechowywana cała zawartość adresów e-mail. To na serwerze będą znajdować się treści, multimedia i inne elementy. Ważne jest, aby na początku zwrócić uwagę na oferty usługodawców, porównać je i dokonać najlepszego wyboru, który będzie odpowiadał potrzebom projektu. Jeśli nie masz czasu na przeglądanie wszystkich dostawców i potrzebujesz drogi na skróty, wejdź na stworzony przeze mnie ranking domen oraz artykuł o tym jak wybrać najlepszy hosting.
Krok 3 – Przypisanie domeny do hostingu
Aby rozpocząć proces tworzenia skrzynki poczty firmowej, zaloguj się do panelu administracyjnego domeny i hostingu. Wszystkie niezbędne dane logowania powinny zostać dostarczone na personalną skrzynkę pocztową. Upewnij się, że masz te dane przygotowane przed rozpoczęciem konfiguracji. W panelu można dostosować ustawienia, tworzyć konta pocztowe, zarządzać przekierowaniami i innymi funkcjonalnościami. Jeśli masz problemy z zalogowaniem do panelu administracyjnego, nie martw się. Możesz skorzystać z dostępnego poradnika, który krok po kroku pokaże Ci, jak połączyć domenę z hostingiem.
Krok 4 – Utworzenie firmowego adresu e-mail
W tym kroku przechodzimy do konkretów. Przygotowałem dla Ciebie materiał wideo, w którym szczegółowo pokażę, jak stworzyć adres e-mail pod własną domeną internetową na przykładzie panelu seohost. Aby rozpocząć, przejdź do lewego menu i rozwiń sekcję „Zarządzanie pocztą e-mail”. Następnie wybierz opcję „Konta e-mail”. W prawym górnym rogu ekranu znajdziesz przycisk „+ Utwórz konto”. Po kliknięciu w ten przycisk, przejdziesz do widoku, gdzie będziesz mógł ustawić nazwę, hasło, rozmiar skrzynki oraz limit wysyłanych wiadomości na dzień.
W tym momencie zatrzymaj się na chwilę i zastanów się nad części adresu e-mail przed znakiem „@”. To jest istotny element, który będzie widoczny w Twoim adresie. Kolejnym ważnym aspektem jest ustalenie rozmiaru skrzynki pocztowej. Jeśli zaznaczysz opcję „MAX”, skrzynka będzie wypełniała się aż do momentu osiągnięcia pełnej pojemności serwera. Jeśli jednak chcesz mieć kontrolę nad rozmiarem skrzynki, możesz ustalić ograniczenie w megabajtach (1024MB = 1GB). Gdy skrzynka dobije do tego limitu, będzie to sygnał, że należy przeprowadzić porządki i usunąć niepotrzebne wiadomości.
Po wypełnieniu wszystkich pól, kliknij przycisk „Utwórz konto”. Na ekranie pojawią się informacje dotyczące loginu, hasła oraz ustawień POP3, IMAP i SMTP, które mogą być przydatne przy konfiguracji ulubionego klienta pocztowego.
Krok 6 – Logowanie do webmaila
Aby zalogować się do nowo utworzonej skrzynki pocztowej, mamy do wyboru dwie opcje. Pierwsza to powrót do maila „Twój nowy serwer został utworzony” i odnalezienie frazy „Bezpośredni link do webmaila”. Po kliknięci w otrzymany adres, przejdziemy bezpośrednio do klienta pocztowego dostępnego przez przeglądarkę internetową (w tym przypadku Roundcube). Wpisujecie ustawioną wcześniej nazwę oraz hasło i jesteście w swojej skrzynce. Jeśli chcesz zobaczyć krok po kroku jak to zrobić, możesz wrócić do materiału wideo i obejrzeć ten fragment od 1:25 minuty.
Drugą opcją dostępu do Roundcube jest zalogowanie się do panelu hostingowego. Po zalogowaniu przechodzimy do widoku wyświetlającego wszystkie nasze adresy email, a następnie klikamy ikonę prostokąta ze strzałką. W tym przypadku nie będzie konieczne wpisywanie loginu i hasła, ponieważ już potwierdziliśmy „tożsamość” logowaniem w panelu hostingowym.
Krok 7 – Wybór klienta pocztowego
Jeśli domyślny webmail dostarczony przez usługodawcę nie spełnia Twoich oczekiwań, istnieje możliwość skonfigurowania swojego adresu firmowego z pomocą popularnych programów pocztowych. Korzystanie z Outlooka, Thunderbirda czy Gmaila pozwoli Ci na pełniejsze wykorzystanie funkcjonalności i personalizację Twojej skrzynki firmowej. W zależności od tego jaką wybierzesz skrzynkę, konfiguracja będzie przebiegała zgoła inaczej. Na ten moment poszukaj gotowej dokumentacji, a w przyszłości przygotuję taką instrukcję dla oprogramowania, z którego sam korzystam.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że udało Ci się przejść przez wszystkie materiały krok po kroku i zakończyłeś wszystkie techniczne czynności. Pamiętaj, aby nie udostępniać nikomu swoich danych logowania do skrzynki pocztowej. W przypadku, gdy takie informacje trafią w niepowołane ręce, może to zniweczyć cały trud w przejściu drogi do udanej transformacji technologicznej. Wykorzystaj zdobytą wiedzę, aby skutecznie budować pozytywny wizerunek i efektywnie zarządzać swoją komunikacją.
Łukasz D. K.
Internety robię w badaj.to
E-ntuzjasta digital marketingu oraz wszelkich metod pozwalających generować wartościowy ruch na projekty internetowe. Związany z branżą internetową od 2012 roku. W przeszłości związany z branżą SEM, realizując kampanie m.in. dla klientów z sektora instytucjonalnego, automotive, IT, FMCG.
